Selasa, 13 Mei 2014

Etika Menerima telepon dan Menelepon

Etika Menerima Telepon dan Menelepon

1.Pengertian Etika Bertelepon
    
        Etika adalah tata cara atau aturan-aturan yang baik. Sedangkan bertelepon adalah salah satu cara komunikasi seseorang dengan orang lain yang jaraknya jauh sehingga tidak mungkin bisa dilakukan dengan suatu alat. 

         Jadi etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.     

2. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.


      1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering,

      2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang,

      3. Menggunakan bahasa yang formal,baik,sopan dan tepat,

      4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak,
      5. Berbicara dengan jelas,ramah dan menyenangkan,
      6. Bertanya dengan bijaksana,
      7. Mencatat pesan atau pembicaraan,
      8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan,
      9. Meletakkan gagang telepon dengan jelas.


3. Langkah-langkah dan teknik menelepon
  1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
  2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
  3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
  4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.      
4.    Cara menggunakan telepon yang baik
  1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
  2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
  3. Ucapkan salam.
  4. Tanyakan identitas penelepon.
  5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
  6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
  7. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
  8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
  9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.
5.  Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1.      Suara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5.      Berbicara dengan nada memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Selasa, 29 April 2014

Otomatisasi Perkantoran



1. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

         Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.



     Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar sistem otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
   Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

         Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

          Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1.Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. 
2.Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 
3.Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 
4.Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris,  seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

2. Manfaat Otomatisasi Kantor
     
      Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.



3. Konsep-konsep otomatisasi


1.Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi. 
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. 
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. 
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. 
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
·